O controle eletrônico de ponto é obrigatório?

As regras valem para que tipos de empresas? 

Devido à forte procura e dúvidas dos nossos clientes em relação ao Registrador Eletrônico de Ponto (REP), vamos aqui esclarecer alguns pontos.

Todas as empresas com mais de 10 empregados são obrigadas a fazer o registro de ponto de seus funcionários. As empresas com menos de dez colaboradores estão isentas de tais registros — todavia, nada as impede de mantê-los. Afinal, o registro da jornada de trabalho por meio do controle de ponto é essencial para resguardar não só os funcionários, mas também os patrões

Esse registro poderá ser manual, mecânico ou eletrônico:

• O ponto manual é aquele em que o colaborador registra manualmente os seus horários de chegada, intervalos e saída;

• O ponto mecânico ocorre por meio de um relógio de ponto cartográfico, no qual o funcionário coloca o cartão e o mesmo registra o dia e os horários;

• O ponto eletrônico é feito por um relógio de ponto eletrônico, em que o empregado se identifica por meio de cartão ou da impressão digital — as informações de data e hora são transmitidas para um software.

Relógio: controle não precisa necessariamente ser eletrônico

Apesar de todos serem aceitos pela legislação trabalhista, o ponto eletrônico é o mais indicado. Por ser informatizado, ele possibilita uma otimização na rotina do departamento responsável, tendo em vista que permite o acesso mais fácil e eficiente às informações do empregado. Isso torna mais ágeis os processos relativos à folha de ponto, ao registro de horas extras e às faltas do funcionário, por exemplo.

Contudo, caso a empresa escolha pela marcação de ponto eletrônica, independentemente do seu ramo de atuação ou natureza, deverá seguir uma série de especificações determinadas pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) em suas portarias 1.510/2009 e 373/2011.

A portaria 1.510/09 do MTE, conhecida como a "lei do ponto eletrônico", regulamenta o Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP), que deve 

• Registrar fielmente as marcações efetuadas, sendo vedada a restrição de horário à marcação do ponto ou a marcação automática do ponto utilizando horários predeterminados ou o horário contratual;

• É proibido que o sistema exija autorização prévia para marcação de sobrejornada ou que exista qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado;

• O arquivo de dados deverá seguir o formato indicado no Anexo I da referida portaria.

Para utilizar o SREP é obrigatório que o ponto eletrônico seja registrado por meio de um equipamento chamado Registrador Eletrônico de Ponto (REP), cujos requisitos são:

• Ter como finalidade exclusiva a marcação de ponto;

• Possuir memória das marcações de ponto que não possa ser alterada ou apagada;

• Emitir comprovante a cada marcação efetuada pelo trabalhador;

Apenas serão permitidos os equipamentos REP registrados no MTE, ressalvado o disposto na Portaria 373/2011, que possibilita a adoção de sistemas alternativos eletrônicos para marcação de ponto nas organizações mediante acordo coletivo com o sindicato da categoria.

Da mesma forma que os sistemas homologados, os sistemas alternativos não podem restringir a marcação do ponto, não podem conter meios para marcação automática do ponto, exigir autorização prévia para marcação de sobrejornada e não podem admitir a alteração ou a eliminação dos dados registrados pelo empregado. 

Ao migrar para a portaria 373, os Recursos Humanos podem acompanhar a gestão da jornada de trabalho dos funcionários a partir da coleta por qualquer aparelho como desktop, laptop, smartphone, tablet ou relógio sem impressora. 

Os funcionários podem realizar, com aplicativos multiplataformas, o registro de ponto de forma segura com foto, geolocalização, acesso às marcações e justificativas, assim como as empresas que adotam o trabalho remoto e que possuem flexibilidade no registro de ponto fora da empresa já se beneficiam.

Vale ressaltar que, uma vez adotado o registro eletrônico, as regras têm de ser obedecidas, senão a empresa estará sujeita a sofrer uma autuação de fiscal do trabalho e ser multada. Além disso, caso seja ré em uma reclamação trabalhista, o registro poderá ser considerado inválido e não poderá ser utilizado para provar a jornada de trabalho dos funcionários.